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設計者も知っておくべきマイナンバーの基礎知識

2016年1月からマイナンバー制度が始まり、もう会社に提出されたかと思います。会社によっては、詳しく説明してくれないところもあり、なぜマイナンバーを提出しなくてはいけないのか分からずに提出された方も多いのではないでしょうか? ここでは、預けた側のスタッフが知っておくべき注意ポイントをご紹介します。

1.マイナンバーの使用目的を知るべし

会社がマイナンバーを使用する目的は大きく分けて「税」と「社会保険」です。税と社会保険に関する仕事は、人事や経理などの管理部門の方があなたの代わりに行ってくれています。今後はそれらの書類にマイナンバーの記入が必要となるため、会社にマイナンバーを伝える必要があります。

マイナンバーを記載する書類は数多くあります!
  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 雇用保険被保険者資格取得(喪失)届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届 など

2.会社のマイナンバー管理体制を知るべし

「会社がちゃんと管理してくれているか心配…」当然この心配は大きいですよね。個人や少人数の会社ですと、収集方法や管理方法などが従業員に周知されていない場合があります。マイナンバーを取り扱う組織体制、運用状況の確認、情報漏えい時の対応体制、退職後のマイナンバー管理(廃棄)など、安全管理がきちんと整備されているか確認しましょう。

ちなみに、漏えいした場合の最も重い刑事罰は「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方を科せられます。

3.パートでCADオペレーターとして働いているのですが、提出は必要なの?

会社がパート・アルバイトの方に所定の給与を支払った場合には、給与所得の源泉徴収票にマイナンバーを記載して税務署に提出する必要があります。たとえパートやアルバイトの方が学生であっても、マイナンバーを提出する必要があります。

4.提出の際は自身と番号を念入りにチェックすべし

会社がマイナンバーを収集する際には、必ず本人確認と番号確認をしなければなりません。ご自身でも念入りにチェックしましょう。一般的なのは、マイナンバー担当者と対面で「顔写真付きの身分証明書」と「マイナンバー通知カード」を提示するという方法です。

従業員の人数が多かったり、遠方の場合には、スマートフォンなどのカメラで写真を撮って、それを添付してメールで送るといった方法も考えられます。その場合には、メールの誤送信に注意して、スマートフォンにいつまでも写真を残しておかないようにしましょう。

まとめ

マイナンバーは単なる12桁の数字でしかありません。それだけで個人を特定したり、悪用するということは考えられませんが、マイナンバーを提出する際には、個人情報も一緒の場合が多くあります。

また、会社ではマイナンバーと人事データを一緒に保管している可能性もあるので、専用のシステムに登録して暗号化するなどの対策を行っているかも知っておくと安心して業務に取り組めますね。

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