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前提となる知識

内部統制のしくみ構築の必要性が高まっています。ここでは、その前提となる情報をまとめます。

(1)内部統制のしくみ構築は、なぜ必要?

(2)文書管理システムが必須

(3)内部統制のしくみ構築のための基本的な枠組み

(4)製造業の各部署に共通するリスクとは?

(5)製造業における「文書管理」検討の際の留意事項(重要)

(1)内部統制のしくみ構築は、なぜ必要?

1.1 社会的背景

新会社法(2006年5月)やJSOX法(2008年4月以降)の施行により、上場企業は内部統制のしくみを構築することが義務付けられます。内部統制の目的としては、見積金額、売上金額、受注金額といった、「財務諸表に重要な影響を及ぼす可能性のある情報の『信頼性』を確保すること」が挙げられます。こうした流れの中、上場企業は取引先企業や連結決算対象の関連子会社にも、ISO取得や内部統制の仕組み構築を求めていくことが予想されます。製造業においても、内部統制のしくみ構築は、取引先を巻き込んだ業界全体の重要な課題のひとつなのです。

1.2 製品不具合・クレームの原因をすばやく究明し、社会的信用を維持するため

製品不具合・クレームが発生した場合でも、その原因をすばやく究明し、説明責任を果たすことができるなど、社会的信用を維持するためにも内部統制のしくみが不可欠です。内部統制が有効な場合、例えば、自動車会社T社のように、すぐに原因究明し、リコール発表することができます。一方、内部統制のしくみが構築できていない、あるいは、有効に機能していない場合は、すばやく原因究明ができません。その結果、M社のようにリコール隠しをすることにもつながります。
日本の製造業は、高品質で付加価値の高い製品を開発・製造・販売しつづけているだけに、品質管理体制を維持・強化するためにも、ITを駆使した内部統制のしくみ構築が不可欠です。

(2)文書管理システムが必須

2.1 ルールの文書化と公開

内部統制のしくみを構築するには、まず現状の業務内容を評価し、そこに存在するリスクを明らかにしていくことから始めます。その際、業務記述書、業務フロー図、リスクコントロールマトリクスなどの文書を作成し、現在の業務を理解できるようにしていくことが必要です。また、会社の規定や部署ごとの規定を公開し、周知徹底することも重要。それらを管理するものとして、文書管理システムが必須となります。

2.2 取引や業務の開始から終了までの対応履歴・実施記録の自動保存

第三者機関による内部監査では、「企業内にルールがあるか」「そのルールは最新か」「最新のルールで運用されているか」「そのルールに基づいて実施された記録・証拠があるか」「必要な情報が必要な人に伝達されているか」「周知徹底されているか」といった情報を開示することが求められます。これらの情報の証拠を、さまざまな業務で正確に示すには、データベースや文書管理システムなどのログを利用することが不可欠です。

2.3 技術情報や商談関連情報の一元管理

製造業の多くの企業では、取引の開始から終了までに作成される情報はそれぞれ個別に保管・管理されているものの、トータルのつながりまでは管理できていないのが実情です。なぜなら、取引開始と終了の文書が紙文書であり、取引の中間で作成される文書は、ワード、エクセルといった電子データであることが多いからです。紙文書と電子データを一元管理し、それらの関連性を追跡するには、文書管理システムが必須です。

(3)内部統制のしくみ構築のための基本的な枠組み

2006年4月時点では、金融庁が発表した「内部統制フレームワーク」に準拠して検討することが得策と考えられます。
(詳しくは、内部統制整備を支援するコンサルティング&ソリューションパンフレットをご参照ください。)

3.1 内部統制の4つの目的と6つの構成要素

内部統制の目的として、(1)業務の有効性および効率性を高めること、(2)財務報告の信頼性を確保すること、(3)法令順守、(4)資産保全の4つがあります。内部統制の構成要素は、(1)統制環境、(2)リスクの評価と対応、(3)統制活動、(4)情報と伝達、(5)モニタリング(監視活動)、(6)ITへの対応の6つがあります。

3.2 ITへの対応について

全般統制と業務処理統制の2つの側面があります。全般統制とは、インフラ環境のコントロールを指します。ネットワーク運用管理、システム保守、アクセスコントロール、外部委託とサービスレベルのコントロール、セキュリティコントロールなどです。業務処理統制とは、個々の業務アプリケーションにおいて開始された取引が承認され、漏れなく正確に記録され、処理されることを指します。すなわち、各部署ごとでの入力処理、業務処理、出力処理を正確に把握したうえで、業務の流れを文書化し、リスクを評価、対応することになります。

(4)製造業の各部署に共通するリスクとは?

まずは紙媒体で処理されている業務を見直しましょう。上記の2.3で述べたように、入出力が紙媒体で、業務処理内容が電子データの場合は、一連の業務において、それぞれの文書の関連性を示す証拠はない場合が多くなっています。そこで、紙媒体で業務が行われている部署では、故意の不正やミスを発見しにくいと判断されます。

(5)製造業における「文書管理」検討の際の留意事項(重要)

製造業の業務フローを考慮すると、理想的なシステムは2つに大別されます。
A・・・図面、部品表を作成・配布する側
B・・・図面、部品表を受領・支給される側

製造業の部署とドキュメントの流れ(例)

上記の2つは、根本的に文書管理システムに求める機能が異なります。それは、以下のような理由からです。Aはモノづくりに関して、直接的な役割を担い、将来のPDMや生産管理システムなど基幹システム連携も視野にいれて検討しなければなりません。また、Aは生産図面や部品表を複数部署へ配布するので、配布される側のことをも考慮する必要があります。開発部、設計部、技術部、技術管理部、生産管理部の部署の要員が担当することが多く、ITスキルは社内でも比較的高い傾向にあります。

一方、Bは部署ごとにモノづくりの間接的な役割をそれぞれ受け持つことになります。また、図面や部品表を受け取る自部署のことだけを考慮すればよいのです。Aの担当者と比較して、ITスキルは低い傾向にあります。

一方、Bは部署ごとにモノづくりの間接的な役割をそれぞれ受け持つことになります。また、図面や部品表を受け取る自部署のことだけを考慮すればよいのです。Aの担当者と比較して、ITスキルは低い傾向にあります。

全社的な文書管理システム基盤を構築するために、社内文書管理検討委員会などを設置した場合は、AとBのそれぞれの部署の方は立場がまったく異なるため、話が対立しやすい傾向となります。

経営側、情報システム管理側にとっては、全体最適を考えると、なるべく1つのシステムでまとめたいという考えが大きく働きます。しかし、業務フローを考慮した場合は、上記のように2つに大別されるということも十分に理解いただきたいポイントです。

内部統制と文書管理(組立製造業:設計技術系部署連携)
入力~承認・登録・検索~出図・配布

内部統制と文書管理(加工製造業:中小企業業務システム)
入力~承認・登録・検索~印刷

Aの部分に関するシステム構築の考え方は、次の3つです。
(1)自社で独自システム開発を行う
(2)文書管理パッケージをカスタマイズする
(3)文書管理のフレームワークを導入して自社仕様に構築していく

文書管理システムに求められる機能は、これまでの数多くのシステムで出尽くしています。製造業のお客様には、弊社オリジナルパッケージソフト「VisualFinder」と、VisualFinderと特長の異なる文書管理フレームワーク「CoolCabinet」の2つを、文書管理システムの代表としてご検討いただけますようご案内します。

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