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ステップ1 業務で必要な文書を電子化

紙で文書を管理していた時代から、「電子ドキュメント時代」へと移行しようとしている現在、電子化には大きなメリットがあります。まず、検索時間の短縮がポイントとなるはず。また、作業の効率化も見逃せません。

電子化のメリット

法で定められていた紙文書を電子化して保管することを容認するというe文書法や、個人情報保護法も施行された現在、「勝ち組」といわれる企業は、電子化とセキュリティ強化対策を同時に実行し、計画的に電子ドキュメント時代へ備えています。日本の大手製造業が活気を取り戻しつつある今日、中小製造業も電子ドキュメント時代へ向けての設備投資のタイミングを迎えているのではないでしょうか。

ある加工製造企業では、取引先から送られてくる部品表を紙バインダに綴じています。担当者がいつものように書庫で探したところ、その部品表が見当たらないというケースが発生しました。「他の人が、作業のために部品表を持ち出ししているのか」「自分の探し方に問題があるのか」「紛失してしまっているのか」・・・あなたの会社では、こうした経験はありませんか。

こんな場合、電子化して一元管理していたら、その部品表の有無が明確になります。検索した結果、万一、該当文書が社内に存在しなかった場合でも、「探し方が悪くて見つけられない」といった作業のムダを避けることができます。さらに、ログを調べるなどすれば、「もともと登録があったのか否か」「削除した者がいるか」など、文書が存在しない原因を調べ、すばやく対策を立てることができます。

多くの企業がすでに導入をスタート

大手製造業では、すでに多くの企業が、取引先企業に図面や発注情報を電子配布する方式を採用し始めています。中小の加工製造業では、いずれ図面や図面リスト、発注情報などを電子データで受け取ることができる電子受領システムを構築しなければならなくなるでしょう。

複数社の取引先を持つ、技術力のある企業の場合はなおさら、電子化して内製、外製などの手配をスムーズできるように、システムを1本化しておくことが得策といえます。取引先が、「図面も電子配布方式に切り替える」と指定してくる可能性があるからです。その時になって慌てても、社員のITスキルに限界がある場合もありますし、さらに社員は紙データと電子データが混在する環境で仕事をしなければならず、混乱を招くことになりかねません。

また、電子データファイルで取引先からすばやく図面を受け取るのはいいけれど、受け取った企業側で、その図面を必要部数、紙で出力しないと、製造部が仕事ができなくなるという事態もありえます。これまでは必要のなかった図面の印刷作業が増えることにもつながるのです。

紙文書時代から電子ドキュメント時代へと移行しようとしているまさに今、ITを駆使して、「電子データが原本」というのが状態にいち早く備えることが必要なのです。ちなみに、文書管理システムを導入された製造業のお客様は、図面の電子化に先立ち、まずは加工指示書、製造指示書、組立指示書、購入仕様書、部品表、手配書などの電子化に取り組んでいるという共通点があります。これから、電子化に取り組もうとお考えの企業様は、ぜひ参考にしてください。

電子化データを有効活用するための2つの画像処理技術

(1)用紙の左上を基準とする考え方ではなく、定型キーワード文字の座標値を基準としてOCR処理する方法

この方式なら、用紙がずれて電子化された文書でも、用紙ごとに定型キーワード文字(例えば、「商品」という文字)の座標位置を自動認識し、その座標値の相対的な位置から、用紙ごとに変化する文字(例えば、「商品名」という値)をそれぞれCSVファイルに抽出できます。

(2)電子化された画像と特定の画像ファイルを照合することで、フォーム分類や位置合わせを行う方法

複数の異なるフォームの電子化をする際に、フォームごとの自動仕分けができます。正確な位置合わせが行えることにより、画像の特定部分の切り出し・ODR処理でキーワード抽出が可能です。製品ごとに綴じてある各種仕様書、指示書などを一気に該当フォルダへ自動仕分けして、電子化&文書管理できます。 お問い合わせの際は、お手数ですが、「自動フォーム処理ツール(FormFix)」についての問い合わせである旨、お伝えください。

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