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ステップ2 ファイルの版、配布、受領をITで管理

競争力のある製品を生み、不具合やクレームにもスムーズに対応するために。バラバラに管理されていた情報を電子化し、電子データファイルの版、配布、受領をすべてITで一元管理することから始めましょう。

これまでの不具合・クレーム対応の流れ

これまでは、人や文書が各部署を巡回するといった方法がとられることが多くありました。これでは、必要な情報がうまく伝わらないリスクが存在します。誰が、いつ、何を、どうしたのかという対応履歴を逐次、記録しておかないと、問題が発生した場合の追跡調査ができません。しかし、こうした記録に、人手や紙文書のままで対応するのは非常に難しいものです。

これからの不具合・クレーム対応の流れ

不具合・クレーム情報などの情報は一元管理して、業務効率を高めましょう。ITを活用すると、誰が、いつ、何を、どうしたといった対応履歴は自動的にログとして記録されますので、運用が容易になります。

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サイボウズガルーンとシングルサインオンを実現

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まず、品質保証部の担当者が営業、技術、サービス、購買の担当者へ対応費用報告書にかかった費用を記入するようにメール連絡(配布)をいれます。(図1)
クレーム情報などの情報は一元管理して、業務効率を高めましょう。ITを活用すると、誰が、いつ、何を、どうしたといった対応履歴は自動的にログとして記録されますので、運用が容易になります。

メールを受け取った担当者はメール文面のURLをクリックすると、ログイン認証後、すぐに該当文書が表示されます。そこで、受領ボタン(図2)をクリックすると、自動的に受領した日時が受領ログ(図3)に記入されます。これまでの流れで、配布受領の管理が自動的にVisualFinderで実現できるのです。

営業、技術、サービス、購買などの担当者が対応費用報告書にかかった費用を記入するごとに、文書の版(バージョン)がルールに従ってUPすることになります。(図4)

1つの不具合・クレーム管理番号で、以下の文書を一元管理することができます。しかも、4つの関連文書を1文書として扱うことが可能です。(図5)

さらに、それぞれの対応履歴は自動的に更新ログに残るしくみです(図6)。
誰が、いつ、どの文書をどうしたということを監査が入ったときでも簡単に示すことができます。

ITを活用した一元管理の例として、不具合・クレーム対応関連文書の処理をご説明しました。まず、版管理、配布、受領管理で実際に運用し、担当の皆様が着実に運用できることをお確かめください。 次のステップ3では、内部統制のしくみ構築のヒントと、実際のシステム構築例をご紹介します。

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