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ステップ3 ワークフローと文書管理の連携

多くの企業において、「見積り金額を変更することになった根拠の情報」などは、営業マンの頭の中やメール文面、ファイルサーバのワードやエクセルなどに保管されていることが多いのが現状です。版管理された見積り一式とその変更の根拠となる関連情報とが一元管理され、検索できることこそ、電子ドキュメント時代にふさわしい姿といえます。

内部統制のしくみ構築のヒント

内部統制の目的として、「財務諸表に重要な影響を及ぼす可能性のある情報の信頼性を確保すること」が挙げられます。そして、その代表的な情報として、見積金額、売上金額、受注金額といった値があります。

中小製造企業では、注文書はFAXで受けて、受注処理を手入力するという作業も多いと思います。例えば、与信限度額の70%を超えた取引になる場合は上司の承認行為が必要というルールがあるとします。この業務の手順では、その承認された証拠は見積もりに押印された承認印のみという場合がほとんどです。

その場合、見積もりに押印された承認印は、該当する上司が本当に押して承認したものかどうか、その上司が故意な不正やミスをしていないか、承認段階で単純にメクラ判を押した人がいるのではないか、などという疑問が生じます。

内部統制のしくみが構築できており、有効に機能している場合は、上記の疑問に対して、ルールどおりに実施した記録を証拠として提示し、説明することができます。また、過去に承認した商談をレビューした場合、当時の判断は正しかったのか、といったことも分析することができるでしょう。

以下のシステム構築事例は、非常によく検討されており、内部統制のしくみ構築の大きなヒントになるはずです。受注にならなかった引合い情報も管理できるようになっています。

システム構築事例

営業支援システムの共有DB

ワードやエクセルなどで作成した各種商談関連文書を共有DBの属性情報に結びつけて文書管理システムに保管することで、各種商談関連情報の共有化を図ります。共有DBとは引合・見積・受注・売上などの各データベースを仮想的に統合したデータベースのことを意味します。

「見積依頼書」など申請・承認が必要な資料は、電子承認システムを利用し、最終承認後のデータを文書管理システムに保管されます。申請・承認が不要な資料は直接文書管理システムに保管されます。

企業ポータルシステムを導入し、営業の必要な情報やシステムを1つのデスクトップ画面に配置し、シングルサインオンで使えることにすることで、ユーザの利便性向上と情報共有の促進を図っています。

システムの特長

本システムは、営業ポータルシステムに必要な機能を複数のパッケージソフトにより実現しています。

  • ワークフローシステム(お客様使用中のシステム)
  • 文書管理システム(CoolCabinet)
  • ポータルシステム(OraclePortal)

メリットとして、「短納期」「高品質・高機能」「低価格」があげられます。

文書管理システムはInternet Explorerに慣れたユーザにも違和感のないものを採用しており、「統一性」や「使用性(理解・習得・運用)」も確保しています。

将来、業務の著しい拡大や変更などによりシステムが合わなくなった場合でも、該当するパッケージソフトを変更できる「移植性(置換性)」も兼ね備えています。

(図2)ポータルイメージ(OraclePortal)

ワークフローイメージ

「見積依頼書」など申請・承認が必要な資料は電子承認システムを利用し、最終承認後のデータを文書管理システムに保管します。

CoolCabinetのワークフロー連携

ワークフローの承認履歴文書、承認された文書、承認文書の属性情報文書の3つの文書は特定のルールに基づく名前のフォルダ(承認番号やプロジェクト番号など)を作成して、その中に保存されます。文書管理システム「CoolCabinet」側では、承認番号やプロジェクト番号などのフォルダを作成し、承認履歴文書と承認された文書を1つにまとめて1文書として自動的に登録します。その際、承認文書の属性情報文書を参照して、登録文書の属性として定義します。(図4)

(図4)CoolCabinetのワークフロー連携

いつ、誰が、何を承認したか

文書管理システムでは、いつ、誰が何を承認したか、という承認履歴文書(図5参照)と承認された文書をすぐに見ることができます。さらに、それらを1文書として保管することができます。

(図5)CoolCabinetに承認済み完成文書が保管された例

検索も容易

図6は、文書管理システム「CoolCabinet」の検索画面イメージです。検索したい値は、ブラウザ画面から、コピー&ペーストをして検索フォームに入力することができます。

また、検索実行は、検索ボタンを押すだけでなく、F12キーを押しても検索実行可能です。これは、絞込み検索する際にとても便利な機能です。

(図6)CoolCabinetの検索画面イメージ

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