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ペーパーレスの始め方と業務効率が向上する電子サインとは?

Adobe Signでペーパーレス化、ひいては新しい働き方を実現しよう

時間や場所に制約されない「新しい働き方」を実現するには、ペーパーレス化を目指す必要がある――ということは分かっていても、紙文化からの脱却はなかなか難しいものです。紙での保存を義務付けられている書類がある、PCやタブレットは使いづらいという現状があるからです。

ペーパーレスを推進するためには「着手しやすいところから始める」一部の導入・スタートがお勧めです。

始めやすく効果があるペーパーレス化とは?

中でも取り組みやすく効果が見込める方法に「電子サイン」があります。

2001年と約20年前に電子署名法が施行され、近年宅配の受け取りやクレジット決済時にスマートフォンやタブレットで署名する機会が増え、身近に感じるようになりました。業務においては、電子帳簿保存法やe文書法などの法整備が進み、ほとんどの合意文書で電子サインの使用が認められています。

電子サインで得られる三つのメリット

電子サインは工数・コスト削減、承認のスピードアップ、セキュリティ強化の面から効果を得られやすい方法です。

1.工数およびコスト削減

契約書取得のために必要なお客様訪問や郵送業務(印刷、製本、郵送、返送、受領確認)を電子サインを導入することで、大幅に削減できます。同時に郵送費や印紙税も不要になるため、郵送による契約書のやりとりを数多く行っているお客様は、大幅なコスト削減ができます。

また、紙書類の保管のために借りていた貸し倉庫代、保管書類リストの作成・書類の検索工数などが電子的な一元管理と同時に検索性も向上します。

2.社内承認のリードタイム短縮

承認者の外出や出張などにより社内承認に時間がかかってしまう。回覧されている紙の申請書が今どこにあるのかがよく分からない、最悪のケースとして紛失してしまうといった事態をなくせます。社内稟議による意思決定のスピードが大幅に向上し、緊急の場合でもスムーズに進みます。

3.機密情報の流出や書類紛失、コンプライアンス問題のリスク回避

社内外のどちらにおいても紙の文書でやりとりを行うと流出、紛失、改ざんのリスクが伴います。例えば、稟議書に添付した機密情報の流出、契約書を入れたかばんの紛失、営業の契約書改ざんによる架空売り上げなどコンプライアンスに違反する行為などが挙げられます。

電子サインを導入することで、企業としての社会的信用を失うリスクを回避することができます。

業務で使用するなら安全性と法的有効性をクリアしたAdobe Signを

電子サインを始めるには、プラグインやアプリを選定しインストールする必要があります。中には無料版もありますが、業務で使うなら、安全面を担保し法的有効性を持つアドビが提供している「Adobe Sign」をお薦めします。

履歴の徹底管理と改ざん防止

全てのトランザクションの履歴をタイムスタンプ付きの監査証跡として記録します。いつ誰が文書を開き、署名し、返信したかを即座に確認することができます。日時はシステムが一元管理するため、日付を変更することはできません。

監査証跡と署名済み文書には、正しい内容であることを証明する不正改ざん防止シールが添付され、各関係者が署名したことを示す証拠を作成できます。文書は名前、会社名、日付などで素早く検索できるため、監査の際にも迅速に対応できます。

もちろん法的に有効な電子サイン

Adobe Signは米国のESIGN ACTやEU eIDAS規制などの電子サイン法に準拠しており、法的に有効です。もちろん、日本国内でも法的拘束力があります※。

また、HIPAA、FERPA、GLBA、FDA 21 CFR Part 11といった業界固有のセキュリティ要件にも対応します。

※ 「電子サインは法律的に大丈夫でしょうか?」電子サインについて、法律に関するよくある質問に対して解説しています。
Adobe Blog

ワークフローを大きく変えずに使い始められる

既に使用しているのシステム、アプリケーション(Office 365、SharePoint、Dropbox)にAdobe Signの機能を追加・統合します。また、Adobe Signは電子サインと紙署名のハイブリッドに対応していますので、電子サイン導入初期の混在された署名方法にも対応できます。

Adobe Signの使い方

書類の原本となるPDFや文書作成ソフトのファイルをWebフォームに変換すると、多様な署名プロセスやワークフローに合わせた書類の署名を開始できます。

1:署名用に文書を送信
署名依頼者はAdobe Signにアクセスし、送信画面で署名用の文書ファイルを選択。署名およびその他の情報を入力するためのフィールドをドラッグ&ドロップで配置し、署名者へ送信
2:メールから文書を開く
署名者はPCまたはモバイルデバイスで受信したメールを開き、メールに記載されたリンクをタップ
3:内容を確認して署名
署名者はブラウザー内で文書の内容を確認し、署名フィールドに入力または手書きでサイン。そのほかの必要な情報を入力したら「クリックして署名」をタップ
4:署名を確認する
関係者全員へ文書に署名がされたことを通知するメールが届き、リンクをクリックするとブラウザー内に文書が表示され、署名を確認

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