建設業界の働き方を変えるDropbox

事務作業と残業を減らして本業に集中できる環境の作り方

建設会社はいつでもコスト効率と品質の両方が高い建築プロジェクトの実現を目指しますが、それが簡単にいくとは限りません。仕事の需要は多くても、成功までには苦しい戦いが待っています。技能労働者の人手不足と資材コストの高騰が、それでなくても少ない利幅をさらに圧迫します。皆さんや皆さんのプロジェクトチームには、品質よりもスピードを優先させるというプレッシャーがかかります。

クライアントが支払う金額に追いつかないスピードで資材コストが高騰するため、増額分を自社で吸収し、ほかの補填方法を探さざるを得ない場合も多々あります。

現在の人手不足は、業界全体に広く影響を与えています。技能労働者は採用に時間がかかり、人件費も高くなります。成果を誇れるようなプロジェクトに取り組みながらも利益を確保するにはどうすればよいでしょうか。

プロジェクトのスピードと品質を向上する新しい方法を見つける鍵は、テクノロジーにあります。時間を節約できるツールを使用して効率化すれば、人手不足やコストの上昇による損失を埋め合わせることができます。新しい技術の導入は簡単ではありません。技術的課題を無視したとしてもプロジェクトを成功させるために請負業者と連携するのは大変です。

重要なことは、適切なテクノロジーを見つけることです。さまざまな技術や個々の建設会社を結びつけるソリューションを探すこと。それが皆さんの仕事にとっても、業界にとってもよい結果を生むことになります。

基礎づくり：用途に合わせたツール

新しいテクノロジーと管理手法を建設業界に導入すると、大きな付加価値が生み出され、生産性の落ち込みも挽回することできます。建設業界でも使用率が上昇しているモバイルデバイスの利用効果には以下のようなものが挙げられます。

1．いつでもどこでもアクセス

モバイルデバイスを使えば、現場、クライアントとの打ち合わせ中、オフィスなど、どこにいてもファイルに簡単にアクセスできるようになります。

2．RFP書類の提出がシンプルに

多くの場合、RFP（提案依頼書）の一元管理には手間と時間がかかります。情報収集や全てのファイルを管理したりする時間は、もっと有益なことに使えるはずです。ファイル共有の技術により、多くの事務作業がデジタル化されてなくなります。必要な情報を簡単に分類できるばかりか、フィードバックや共有プロセスが便利になることで、顧客のニーズを確実に把握し、協力してよりよい仕事を成し遂げることができます。

3．チーム連携が増してよりよい仕事に

リアルタイムにコラボレーションできるツールにより、さまざまな場所で働くチームが連携したり、無駄の多いやりとりや作業を最小限に抑えられたりすることができます。毎日使用するファイルにその場でアクセスすることで、仕事をスピードアップでき、作業者のストレスも低減します。最新版のファイルに常にアクセスできれば、作業者一人ひとりに情報が行き渡るため、チーム全員が最新情報を共有して働くことができます。

よい仕事ができているという手応えを感じることができるので、社員の満足度も高まります。

Dropboxで競争力を高める

適切なテクノロジーを使えば、業界の課題に対処し、利益を維持または向上させることができます。簡単かつ安全にアクセスできる場所にリソースをまとめることで、チーム全体の効率性を改善することができます。Dropboxは、建設会社が効率を高め、建築にかける時間を増やすために活用するテクノロジーとして、理想的なツールです。

スピード

ファイルへのアクセスに時間がかかると、生産性が落ち込んでしまうかもしれません。同期が速いDropboxなら、食事で離席している間にファイルを読み込んでおくような手間は必要はありません。どこで働いていても、リモートファイルに簡単にアクセスできます。

アクセス

打ち合わせ中でも作業現場で働いていても、ファイルにアクセスできる必要があります。しかし、大容量の完成予想図や動画の読み込みには時間がかかり、デバイスの容量も消費します。「オンラインのみ」と設定すると、ハードドライブの容量を使うこともありません。どこで仕事をしていてもファイルを閲覧し、コメントできます。建設業界で使用されるCADやBIMファイルから、領収書のPDF、予算編成のためのExcelファイルまで、デバイスから簡単にアクセスすることができます。

共同作業

チームが一つの目標に向けて連携し、アイデアや情報を共有できることは、プロジェクト全体を成功に導くための大切な要素です。しかし、ときにはチーム間の共同作業によって透明性が損なわれてしまうこともあります。Dropboxでは、サイロを取り払い、ベンダー、請負業者、顧客との連携を完全にシームレスに行うことができます。

Dropboxは建設プロセスの全ての段階をシンプルにします

1．入札

仕事を獲得する最初のステップは入札書の提出ですが、その作業は非常に煩雑です。Dropboxでは、入札の依頼、収集、落札者の決定まで1カ所で完結します。

2．契約締結

最適な計画を立てるために、設計プロセスではさまざまな種類やサイズのファイルをうまく活用して共同作業を行いましょう。エンジニア、建築家、インテリアデザイナーなど、チーム全員が力を合わせることで建築設計の最終版を作り上げることができます。

3．建設

建設期間中、ベンダーや顧客には常に最新情報を提供することが重要です。建設マネージャーがそれぞれに個別のフォルダーを作成するだけで、サーバー全体にアクセス権を付与することなくファイルだけを共有できます。

最新の図面の確認や工程写真や動画の共有が、どのデバイスからでも簡単かつ容易に行うことができるため、現場の作業者と社内のチームメンバーが同じファイルにアクセスできます。測量士は現地調査の測量結果や観測結果をリアルタイムで共有できます。

4．完成

仕事現場とオフィスが連携し、プロジェクトマネージャー、財務部のメンバー、顧客などから承認を得ます。

Dropboxは既に使用中のアプリと連携・統合が可能

建設業界の作業プロセスをシンプルにするために、Dropboxがパートナーシップを組んできたテクノロジーと機能を幾つかご紹介します。

Autodesk

Autodeskの連携により、最新版のファイルをAutoCADのワークフローに直接組み込むことができ、AutoCADから直接Dropbox内のプロジェクトを開いて編集後もそのままDropboxに保存できます。プロジェクトの開始から完了まで、チームの共同作業が簡単になります。

Adobe

Adobeとのインテグレーションにより、デスクトップやモバイルアプリからDropboxでPDFファイルを開くこと、また、dropbox.comやDropboxモバイルアプリでPDF、Photoshop、Illustrator、XDファイルのプレビューが可能です。Dropboxアカウントに保存しているAdobeファイルへの変更は自動的に同期されます。

PlanGrid

DropboxからPlanGridに竣工図やスナップショットを直接アップロード、アクセス、保存できます。

Office

Dropbox内のOfficeファイルにオンラインでスムーズにアクセスし、共有、編集、共同作業ができます。

Fieldwire

FieldwireからDropbox上のプロジェクトや計画にリアルタイムでアクセス。チーム全員で最新情報を共有できます。

LINE WORKS

LINE WORKSとDropboxを連携することにより、Dropboxから簡単にLINE WORKSのトークにファイルを共有できます。

建設現場の働き方を変えるDropbox

現場に大量の書類を持ち運ぶ毎日ですか？

施工図や施工前後の写真だけでなく、工程表、計画書、報告書、提出書類など、大量の書類が必要となる建設現場。NASを設置する現場も多くありますが、VPNまで設置するのは難しい場合もあります。変更が多い図面や工程表は、事務所から持参したノートパソコンから上書き。パソコンにコピーする時間もなくて、結局、出力紙を持参していませんか？

先輩社員や過去の案件の資産を活用できていますか？

図面や見積りなど頻繁に更新が行われる数々の資料。NASの容量に制限があるため、有益な情報が現場では利用できず、各自のデスクトップやオフィスの保管庫に眠ったままになっていませんか？

問題が発生した際、データをその場で追跡できれば原因をすぐに特定できます。過去の案件を辿っていけば、同じようなケースの解決策も見つかるかもしれません。

その仕事「オフィスでしかできない」と思い込んでませんか？

例えば、たくさんの現場写真や報告書など、現場では参照するだけでなく、さまざまなデータも作成されます。さらに、業者から届いた相見積を選定したり、図面や指示書の更新版を現場用にコピーしたりなど、オフィスで行う作業は意外と多いもの。でも、これらの作業を現場の空き時間や移動中に行うことができたら、担当者の負担が大幅に軽減されると思いませんか？

まとめ：テクノロジーが将来をつくる

適切なツールを導入することにより、顕在化している建設業界の課題を解消し、働き方を変えることにつながります。

Dropboxでは、建設業界およびプロジェクトの課題解消と日常業務の効率化を支援するために、安心してご利用いただけるソリューションを提供させていただきます。Dropboxは30日間の無料トライアルで、各プランが提供する全ての機能をお試しすることができます。自社の運用方針に適した導入検討や機能検証にお役立てください。

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