【建築現場におけるペーパーレス化のススメ1】情報収集の手間削減

脱 紙書類での情報収集!

工事現場内では、日々、多種多様な資料や書類が飛び交っています。現場作業における基本組織となる元請け会社と工事協力会社の間だけでも数多くの書類とやりとりが発生します。次の書類もその一部です。

  1. 法律で義務付けされている書類:新規入場者調査票(通称アンケート)、施工体制台帳など
  2. 人命や建物の安全に関わる書類:持込機械等使用届、火気使用書、工事検査書類など
  3. 作業員のその日の作業証明として、賃金に関わる書類:作業日報、作業指示書など

重要な書類だけれども、労力をかけ過ぎていませんか?

これら現場書類はその文書名が表す通りいずれも重要なものです。しかし、これら現場書類は元請け会社と工事協力会社のように自身と相手の連携あっての書類であるため、相手とのタイミングが合わない、書類不備があるとムダに感じる付帯的な労力が発生します。

例1.法律義務のある書類

新規入場者調査票や施工体制台帳のような多数関係者に記入してもらわなければならない書類

「あの工事会社の作業員さん全員今日現場入りだけど、新規入場者アンケートを忘れているから調査票用紙コピーして記入してもらわないと……」

例2.安全に関わる書類

持込機械等使用届や火気使用書のような工事使用の都度、提出しなければならない書類

「あれ? 今日溶接作業あるのに火気使用が出ていない! 忙しいけれど溶接工探して書類を書いてもらわないと……」

例3.作業の証明となる書類

作業日報や作業指示書のような毎日、作業種、工事会社ごとに作成・提出してもらわなければならない書類

「現場作業でくたくただけど、今日の作業会社分の作業日報を全部回収して集計、書類整理しないと……」

これらを紙書類で管理するのは大仕事です

私も施工管理時代、必要な業務であることは理解していましたが、本来の現場管理ではない次のような付帯業務に時間や労力を割いていることも少なくありませんでした。

  • 現場書類を忘れた作業員さんのために人数分の書類のコピーを用意する。
  • 書類回収のために現場に出て作業員さんを探し歩き回る。
  • 作業員さんが作業中で手を止められないため、目先の作業終了まで待つ、または時間を改める。
  • 書類をPDFにしてデータ保存、原紙はバインダーでとじて決められた場所に保管する。

建築現場、現場書類業務に従事された方ならこのような経験や共感される場面もあるのではないでしょうか?

工事技術者の高齢化、若年層の減少に伴い人手不足が慢性化している建設業にとってこのような非効率的な業務は回避し、施工管理に注力や時短化を図りたいところです。

付帯的な労力をゼロにするi-Reporter

i-Reporterはこれら付帯的な労力を削減あるいはゼロにするツールです。iPadやiPhoneなど携帯端末にこれら書類や帳票を取り込み、相手と連携しておくことで、

  • 紙書類の用意、コピー作業時間の削減
  • 要件のある人への書類手渡し作業(現場と事務所との往来)の削減

を実現することができ、相手には書類データ共有しているので、「記入・提出してください」と相手に通知するだけで済みます。

朝礼や昼礼、作業間連絡調整会議時に一斉周知することでもれなく周知をすることも可能になります。

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