フォルダーの色分け機能で進捗状況を「楽」に把握
ファイルの作成状況がフォルダーの色でひと目で分かる
ファイルの保管はプロジェクトごとに分けて、さらに業務内容ごと、カテゴリーごとに分けて階層展開するため、大量のフォルダーを用意する必要があります。その大量のフォルダー運用を「楽」にする楽々CDMのフォルダー管理機能をご紹介します。
フォルダーの数が多くて管理が大変
プロジェクトごとにフォルダーを管理していてもそのフォルダー内に営業資料、書類関係、工程表、図面、安全管理など、用意しなければならないフォルダーは多岐にわたります。書類関係だけでも企画書や見積書、契約書など、さまざまな書類作成の作業が発生するため、必然的にフォルダーの数は多くなります。
そして、その各フォルダーには進行中のもの、完了したもの、参考資料など、さらにフォルダーを作り、階層が何層にもなってしまっているということもあるかと思います。そうなれば、どれが進行中のフォルダーか分かりにくくなり、どこに必要なファイルがあるのか見つけるのも大変です。進行中のフォルダーにすぐにアクセスでき、フォルダーを見るだけで進捗状況が分かれば、便利で業務効率化も期待できます。
特定階層の展開や色分けでフォルダー管理を効率化
楽々CDMは、プロジェクトごとに分けられたフォルダー「標準フォルダー」の運用を支援するシステムで、フォルダー管理を効率的に行える機能があります。標準フォルダー内にはサブフォルダーが多く存在し、展開するのが手間、一度全てを開くと見づらくなるといったことがあります。
楽々CDMでは階層指定（1～3階層）によって特定の階層のみを全展開が可能で、フォルダー構成全体の把握が容易に行えます。また、フォルダーにファイルが入っているかどうかもアイコンの表示を見るだけで判断できるほか、フォルダーの色を4色に変更できるため、例えば未着手・作業中・完了でそれぞれ色を指定すれば、フォルダーを見るだけで簡易的に進捗管理ができます。
標準フォルダー構成例
各部門サーバーをプロジェクト軸で一元管理
同一プロジェクトであるのに営業部と設計部、工事部など部門ごとのサーバーにそれぞれファイルを管理している場合、部門間の引き継ぎや共有が難しく課題になるケースがあります。
楽々CDMでは部門ごとのサーバーで管理するフォルダーをプロジェクトの進捗に応じて、順次ひも付けて管理が可能です。アクセス権の設定なども楽々CDM上で容易に行えるので、引き継ぎや共有に関する課題が解決できます。営業部と設計部、工事部での部門間における業務プロセスを連携し一元化できるため、生産性が向上します。
各部門サーバー構成例（ActiveDirectory環境とNTFSアクセス許可が利用可能なサーバーが必要です）