eValue V ドキュメント管理 主要機能

エクスプローラー感覚でドキュメントを階層管理

日ごろ使い慣れたエクスプローラーと同じ感覚で、ドキュメントの種類や部門・プロジェクトごとに分類して管理することができます。属性一覧表示・ビジュアルイメージをパラパラめくりながら確認できるマルチブックビュー表示などドキュメントの種類に応じたビュー表示が可能です。

強力な検索機能で蓄積されたナレッジを顕在化

「属性検索」と「全文検索」を組み合わせた高度な検索が可能です。よく使う検索条件の保存やよく見るフォルダー、ドキュメントを「お気に入り」にブックマーク登録できます。あらかじめ登録した条件に一致する文書が登録や更新された際にはメール通知され、必要な情報を確実にキャッチできます。

新版・旧版を識別して版管理のトラブルを防止

フォルダーごとに版管理機能の使用を必須とする設定が行えるため、ファイルの更新履歴を確実に管理することが可能です。旧版参照によるトラブルを防止するため、常に最新版が表示されますが、必要に応じて旧版の内容や更新情報を確認することもできます。

抜け漏れ防止にも有効な有効期限管理

ドキュメントに発効日/失効日を指定することで、公開・取り下げを自動化できます。失効日が近くなったら担当者に通知し、失効前にドキュメントを更新することも可能です。更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。

きめ細かなアクセス管理とセキュリティ機能で情報漏えい対策

フォルダー、ドキュメントに対し、ユーザーやグループ単位でアクセス権限が設定できます。ログオンユーザーごとに閲覧可能なフォルダーや文書のみが表示されるため、安全に情報を公開できます。セキュリティ設定されたフォルダー内の文書は、印刷や持ち出し禁止の制限をかけることができます。

ワークフローとの連携で文書登録・更新の申請承認も可能

「eValue V ワークフロー」と連携し、ドキュメントの申請・承認が行えます。登録されたドキュメントは、最終承認が行われるまで文書公開されません。文書の申請→承認→配布→受領フローを電子化し、煩雑なISO文書管理を効率化することもできます。

複合機との連携で紙文書の電子化をスムーズに実現

大量の紙文書の保管は、その整理やスペースの確保だけでも大変です。「eValue V ドキュメント管理」は、複合機と連携し、書類の電子化・ペーパーレス化をスムーズに実現できます。

国税関係書類の電子化と大幅な業務効率化を実現

取引先から受領した紙の請求書や領収書等の証憑類を、複合機やスキャナー専用機でスキャンしたり、スマートフォン等のカメラで撮影し、「eValue V ドキュメント管理」に登録します。

外出先からも社内文書にアクセス。業務効率向上を推進

タブレット端末やスマートフォンを利用し、「eValue V ドキュメント管理」にいつでもどこからでもアクセスできます。膨大な資料の携行から解放され、業務効率化と働き方改革の推進をご支援します。