テレワーク導入のメリットと課題

テレワークの課題を解決するAdobe Document Cloud

現在、ウイルス感染問題などの対策として、多くの企業でテレワークの本格導入が始まっています。

総務省のデータによると、2,000人以上の大企業においては46%以上がテレワークを導入しており、テレワークを積極化している企業では労働生産性の向上などの成果がみられています。

一方で、テレワークを導入したことによりさまざまな問題が発生しているケースもあります。

ここではそのようなテレワーク導入の課題と、解決策についてご紹介します。

テレワーク推進の最大の課題は「紙書類」

アドビシステムズは、テレワークで働いたことのあるビジネスパーソンに対して、テレワーク勤務のメリットや課題について聞いた調査結果を2020年3月4日付で公表しました。

この調査結果によると、テレワークを体験したビジネスパーソンの4割近くが「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」という問題を抱えています。また、「紙書類の確認や捺印などでやむなく出社した経験がある」と答えた方は6割以上にも上りました。

これらの調査結果から、社内の紙書類の管理がテレワークを推進する際の大きな課題となっていることが分かります。

テレワーク推進の鍵となるペーパーレス化

ペーパーレス化とは、仕事で扱うさまざまな書類をデータ化、サーバー上で管理し、ネットワークからアクセスできるようにする業務改善策です。

通常の業務形態からテレワークに移行する際、紙書類のペーパーレス化が重要になります。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には以下のようなメリットがあります。

情報検索の簡易化

紙書類をデジタル化することで、情報を検索することができるようになり、膨大な紙書類に目を通す必要がなくなります。

経費削減

印刷代や紙書類を保管するコストを削減することができます。

作業の自動化

デジタル化された書類はExcelのマクロなどによって自動で処理することができるようになるため、煩雑な事務作業を自動化できます。

セキュリティ対策

ペーパーレス化によって、書類の物理的な盗難や紛失を防ぐことができます。
また、印刷できないように設定する、閲覧制限をかける、などの対策で電子的な情報漏えいも防止できます。

災害対策(BCP対策)

紙媒体は火災や水害などに弱いため、万が一の災害時に消失・破損・紛失してしまう恐れがあります。オフィス内の紙書類をデジタル化することで、このような災害による文書喪失を回避することが可能です。また、バックアップをとることでデータ破損のリスクも回避できます。

ペーパーレス化がテレワークのポイント!

ペーパーレス化を推進することによって、社内外問わず書類を共有することが可能になります。これにより、社外からでも書類を閲覧・編集することができるようになり、書類確認のためにわざわざ出社する必要がなくなります。書類の申請や承認もネットワーク上で行うことができ、押印・サインも電子印鑑で対応できます。

また、他部署で扱っている書類も確認することができるため、業務効率化につながります。

テレワークでコミュニケーションが希薄に?

テレワークを導入した企業では、コミュニケーションがとりづらくなってしまうという問題もあります。顔を合わせて会話をすることがなくなると、業務上の疑問や確認事項をすぐに聞くことができず、業務に支障をきたしてしまいます。

また、ちょっとした雑談やあいさつなど業務外のコミュニケーションもなくなるため、社内の人間関係が悪化し、労働意欲が失われたりトラブルが発生しやすくなったりする可能性もあります。

チャットツールでコミュニケーション改善!

テレワークを導入する場合は、あわせてコミュニケーションツールを導入することが効果的です。中でも迅速にコミュニケーションをとることができるチャットツールは、メールソフトに変わるコミュニケーションツールとして多くの企業で導入されています。

チャットツールの最大の特徴は、レスポンスの速さです。

例えば、メールソフトで業務についての質問をする場合、宛先・件名・本文を入力しなければならず、時間と手間がかかってしまいます。

一方、チャットツールであれば、要件を入力するだけで即時に送信でき、リアルタイムにやり取りができます。余計な入力事項がないため、より会話に近い、砕けた雰囲気のコミュニケーションも可能です。

Adobe Document Cloudで課題を解決

テレワークを導入・継続するうえで最大の課題は、紙書類の管理です。また、従業員の精神的なケアの観点からコミュニケーションの希薄化も見過ごせません。

アドビのドキュメントプラットフォームDocument Cloudを活用することで、これらの課題をどのように解決できるかについてご紹介します。

四つの強み

PDFならどんな環境でも同じ表示ができる

紙の書類を含むあらゆる文書をPDFに変換することで、スマート フォンやタブレット、自宅のPCからでも全く同じ表示が可能です。どんな環境でも文書を正しく閲覧、活用できることは、テレワーク実施の要となります。

会社と同じ環境を自宅でも利用できる

Acrobat DCのサブスクリプション版なら、追加費用なしで会社と自宅のPCで使用できます。また、Document Cloudのクラウドストレージにファイルを保存しておくと、どのデバイスからでもアクセスして作業を継続できます。

リモートでのコミュニケーションをスムーズに

Acrobatの「共有レビュー」機能を使用すると、複数の関係者が同じPDFにアクセスし、リアルタイムでコメントを交わすことができます。煩雑なメールのやり取りが不要になり、社内や取引先とのスムーズなコミュニケーションを実現します。

契約書や承認文書の署名も電子化できる

書類へのサインや押印のために、わざわざ出社する必要がなくなります。Adobe Sign(電子サイン)を使えば、文書の送信から署名、保管までを完全デジタル化。これらのプロセスを安全なクラウドで一元管理できます。

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