建設業界における紙業務のDX

紙業務のDXに役立つAdobe Document Cloud

昨今の新型コロナウイルスの影響で、建設業界にもテレワークの波が押し寄せています。新型コロナウイルスによる大きなビジネス環境の変化から1年が経過し、インフラ面でのテレワーク環境構築が一段落すると資料や図面、契約書などのさまざまな紙文書をどのように電子化するか、ドキュメント面でのテレワーク環境構築が次の課題となってきます。

今回はテレワークで大きな壁となる「紙業務のDX」についてご紹介します。

建設業界における紙文書の課題

アドビは、建設業界で働くビジネスパーソンに対して紙文書に関する課題についてアンケートを実施しました。

2020年12月Adobe実施:建設業界における現場の課題アンケート(複数回答)より

このアンケートから一般書類・図面共に紙による物理的な制約が大きな問題となっていることが分かります。

  • 建設業界では、一般的な文書に加えて図面絡みの業務もあるが、一般書類では半数以上の方が「印刷・製本・押印」に課題を感じている。
  • 図面絡みの業務では8割近い方が図面の回覧や社内外との共同編集、共有時のファイル形式の違いなど「共同作業・情報交換」に問題を抱えている。

アンケート結果からも分かる通り、テレワークを実現するうえで、紙文書のDXが重要であることは明白です。しかし、多くのビジネスパーソンが押印や文書の印刷、郵送といった紙業務のために出社せざるを得ない状況にあるのが実情です。

電子化の失敗例

紙文書の電子化を進める企業が増える一方、承認作業が電子化できていないがために、せっかくの電子化のメリットが損なわれているケースも散見されます。文書自体はPDFにしてあるものの、押印のために一度印刷して紙にハンコを押し、再度スキャンしてPDFにして次の人へ……といったことも実際に行われています。

紙文書の印刷・押印業務による課題-ありがちな例

Acrobat / Adobe Signで業務効率化

紙文書のDXを進めるにあたり、承認・契約業務の電子化はAdobe Document Cloudに含まれるAcrobatおよびAdobe Signで実現が可能です。

Acrobat DC

Acrobat DCのスタンプ機能を使うと、PDFの文書に対して日付入りの電子印鑑や直筆署名イメージを入れられます。文書の電子化だけでなく、文書処理業務プロセスも電子化できます。

活用例

Acrobat DCのスタンプ機能には法的有効性の担保がありません。しかし、特別なインフラが不要で簡単に始められる点を考慮すると、社内での簡易承認と閲覧に活用できます。

簡易承認・社内決済に適している

Adobe Sign

Adobe Signは法的有効性が担保された電子サインサービスです。メールアドレスで本人性を担保し、アドビの証明書で改ざん防止を保護できます。

活用例

Adobe Sign上で署名者(署名を依頼された側)は、メールアドレスとブラウザーのみで署名ができます。合意プロセスを証跡として残しておく必要がある社外との文書の取り交わし(請負契約、設計受託契約、工事監理受託契約など)に適しています。

法的有効性を担保した電子サイン/電子契約だから社外とのやりとりにも

Acrobat DCとAdobe Sign

Acrobat DCとAdobe Signを組み合わせると、デジタル署名機能を利用することができます。これは電子証明書(注1)で本人性を担保し、実印に相当するため、高い法的要件が必要とされる取り引きに適しています。

  • (注1)デジタル署名に利用する電子証明書は、電子証明ベンダーより別途購入する必要がある。

効率的なテレワーク環境構築に向け、ぜひドキュメント面のワークフローも見直してみてはいかがでしょうか。

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