失敗しないペーパーレス化の進め方

スキャニングサービスでは、バインダーからファイルを取り出す、ステープルを外す、 紙折りの展開、両面原稿が存在するかのチェック、試しスキャンから濃度調整、 原稿の傾き補正、ファイル名の付与などの作業を代行して行います。

プロの業者に任せれば、通常業務を止めずに書類の電子化が可能です。また、A0やA1など大判図面、非定型の文書、古い文書や破けやすい文書なども安全に電子化できます。機密性の高い文書はお客様先に機材を持ち込んでのスキャンも可能です。

スキャニング（紙の電子化）サービス

契約書の電子化・ペーパーレス化で欠かせないのが「電子サイン」です。業務においては、電子帳簿保存法やe文書法などの法整備が進み、ほとんどの合意文書で電子サインの使用が認められています。電子サインは、ノートパソコンやモバイルデバイスがあればどこにいても署名ができます。ハンコのために外出中の上司の戻りを待つ必要もありません。

製造業の現場では、その都度、上司やクライアントなどに工程変更の承認を得る必要がある設計・資材調達・生産・物流の過程変更において、ペーパーレス化された書面に電子サインで承認するといった電子化の活用が進んでいます。電子署名法における「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の法的要件を満たす電子サインソリューション「Acrobat Sign」を導入することで、工程変更の承認がスムーズになります。

紙の図面しかなければ、事務所に行かないと閲覧できない、だれかが持ち出していると閲覧できない、探すのに時間がかかるなどの問題が発生します。ペーパーレス化し、電子化された図面データをデータ管理システムに登録しておけば、文書の種類や部門・プロジェクトごとに分類して管理することができます。さらに検索機能で目的の図面をすぐに取り出せるシステム既定の文書属性のほか、分類や目的に応じた任意の文書属性を付加でき、検索の際には、直接キーワードを指定して串刺し検索も可能です。

図面を自社で保管する場合、キャビネットを用意して、そのキャビネットを置くスペースも確保する必要があります。さらに保管スペースの場所代など、コストもかかってきます。また、紛失・盗難のリスクや災害があった場合、図面の消失・水没の可能性もあります。

「セービングBOX」は、お客様の大事な図面や書類をセキュリティ万全な倉庫でお預かりするサービスです。キャビネットの場所代削減やオフィス内スペースの有効活用が可能になります。倉庫はオフィスとの同時被災を回避できる立地ですので、BCP（事業継続計画）対策の観点からも安心。セキュリティ万全の倉庫ですので、紛失・盗難のリスクもありません。また、図面や書類が必要になった際は、専用Webサイトで該当の箱を指定するだけで最短翌営業日に返却可能です。

社内で機密文書を処理する際、処分する書類が大量にある、 シュレッダー処理を行うためにステープル、クリップを外すのが面倒、シュレッダーのくず処理が面倒、情報が外に漏れないか心配、全国の拠点で同じ方法で処分したいなど、お悩みはありませんか。

「メルティBOX 2」ならば、不要になった機密文書を箱に詰めるだけ、段ボールごと回収し、無開梱（かいこん）でそのまま溶解処理するため、情報漏えいの心配もありません。バインダーにとじたまま、ステープル、クリップを付けたまま処理ができます。沖縄・離島を除き、全国で対応可能です。