失敗しないペーパーレス化の進め方

図面を電子化するペーパーレス化ソリューション

テレワークの機会が増え、図面の電子化・ペーパーレス化を進めているが、電子化した図面データの効果的な運用ができていないといったお困りごとはありませんか。図面のスキャニングから図面データの管理・運用方法、紙図面の保管・処理方法まで、失敗しないペーパーレス化ソリューションについて、ご紹介します。

図面の電子化における課題をまるごと解決!

1. まずは図面を電子化

図面を電子化し、ペーパーレス化することで社内に紙の図面を保管する場所は必要なくなります。紙の図面は外部の安全な倉庫などに保管することでセキュリティも確保できます。電子化された図面データは検索で探せたり、社外からも閲覧できたりなど多くのメリットがあります。

しかし、A0やA1などの大判の用紙は一般的な複合機ではスキャンが難しく、また図面が大量にある場合は電子化するにも多くの時間がかかるため、スキャニングサービスを利用すると便利です。

図面の電子化ソリューション

スキャニングサービスでは、バインダーからファイルを取り出す、ステープルを外す、 紙折りの展開、両面原稿が存在するかのチェック、試しスキャンから濃度調整、 原稿の傾き補正、ファイル名の付与などの作業を代行して行います。

プロの業者に任せれば、通常業務を止めずに書類の電子化が可能です。また、A0やA1など大判図面、非定型の文書、古い文書や破けやすい文書なども安全に電子化できます。機密性の高い文書はお客様先に機材を持ち込んでのスキャンも可能です。

スキャニング(紙の電子化)サービス

2. 契約書も電子化へ

テレワークや在宅勤務が増えた今、契約書の電子化・ペーパーレス化も進んでいます。ハンコが必要ない電子契約はオンライン上で完結することができるため、紙の契約書の郵送、回収のための取引先訪問、ハンコをもらうためだけに出社するなどの手間がなくなり、業務効率が向上します。

契約書の電子化ソリューション

契約書の電子化・ペーパーレス化で欠かせないのが「電子サイン」です。業務においては、電子帳簿保存法やe文書法などの法整備が進み、ほとんどの合意文書で電子サインの使用が認められています。電子サインは、ノートパソコンやモバイルデバイスがあればどこにいても署名ができます。ハンコのために外出中の上司の戻りを待つ必要もありません。

製造業の現場では、その都度、上司やクライアントなどに工程変更の承認を得る必要がある設計・資材調達・生産・物流の過程変更において、ペーパーレス化された書面に電子サインで承認するといった電子化の活用が進んでいます。電子署名法における「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の法的要件を満たす電子サインソリューション「Adobe Sign」を導入することで、工程変更の承認がスムーズになります。

3. 電子化した図面を管理

図面を紙で管理していますと、目的のものがなかなか見つからない、どれが最新の図面か分からないということがあります。また、紙だとだれが閲覧したのか、コピーをしたかどうかの記録も残りません。図面を電子化・ペーパーレス化し、文書管理システムに登録することで、パソコン上で簡単に検索できるほか、アクセスログや権限の付与も可能で、利便性とセキュリティ面のどちらも向上させることができます。

データ管理ソリューション

紙の図面しかなければ、事務所に行かないと閲覧できない、だれかが持ち出していると閲覧できない、探すのに時間がかかるなどの問題が発生します。ペーパーレス化し、電子化された図面データをデータ管理システムに登録しておけば、文書の種類や部門・プロジェクトごとに分類して管理することができます。さらに検索機能で目的の図面をすぐに取り出せるシステム既定の文書属性のほか、分類や目的に応じた任意の文書属性を付加でき、検索の際には、直接キーワードを指定して串刺し検索も可能です。

4. 電子化した後の図面は?

法定保管期限などがある図面の保管:セービングBOX

図面を自社で保管する場合、キャビネットを用意して、そのキャビネットを置くスペースも確保する必要があります。さらに保管スペースの場所代など、コストもかかってきます。また、紛失・盗難のリスクや災害があった場合、図面の消失・水没の可能性もあります。

「セービングBOX」は、お客様の大事な図面や書類をセキュリティ万全な倉庫でお預かりするサービスです。キャビネットの場所代削減やオフィス内スペースの有効活用が可能になります。倉庫はオフィスとの同時被災を回避できる立地ですので、BCP(事業継続計画)対策の観点からも安心。セキュリティ万全の倉庫ですので、紛失・盗難のリスクもありません。また、図面や書類が必要になった際は、専用Webサイトで該当の箱を指定するだけで最短翌営業日に返却可能です。

スキャン後処分できる図面の処理:メルティBOX 2

社内で機密文書を処理する際、処分する書類が大量にある、 シュレッダー処理を行うためにステープル、クリップを外すのが面倒、シュレッダーのくず処理が面倒、情報が外に漏れないか心配、全国の拠点で同じ方法で処分したいなど、お悩みはありませんか。

「メルティBOX 2」ならば、不要になった機密文書を箱に詰めるだけ、段ボールごと回収し、無開梱(かいこん)でそのまま溶解処理するため、情報漏えいの心配もありません。バインダーにとじたまま、ステープル、クリップを付けたまま処理ができます。沖縄・離島を除き、全国で対応可能です。

図面の電子化でお悩みの際には、お気軽にご相談を!

図面をペーパーレス化したい

  • 図面はサイズも紙質もさまざまだけど、どうやって電子化すればいいの?
  • 電子化した図面はどうやって管理・運用すればいいの?
  • 電子化した後の図面はどうしたらいいの?
  • そもそも電子化するとどんなメリットがあるの?

電子契約を導入したい

  • 市場動向はどうなっているの?
  • 契約の有効性は大丈夫なの?
  • 業務フローはどう変わる?
  • 社内外への説明や導入準備を相談したい。

図面の電子化・ペーパーレス化の疑問や不安は経験豊富なコンサルタントが解決します!